Règles d'inscription dans la banque de données

  1. Général
  2. Prénoms
  3. Noms
  4. Lieux
  5. Dates
  6. Sources / Références
  7. Cimetières

  1. Général
  1. Toutes les entrées doivent avoir au moins une source de mentionnée. Cela s'applique aussi bien aux noms, qu'aux dates et aux notes.
  2. La langue de préférence est le français. Les accents doivent donc être utilisés.
  3. Toutes les entrées non vérifiées ou extrapolées doivent être marquées par "(?)".
  4. Inscrire toutes les entrées tel qu'elles apparaissent aux sources. Ne pas modifier l'orthographe, sauf dans les cas évidents de fautes de frappe ou d'accents.
  5. Cette banque de données étant consacrée aux individus portant le patronyme Labelle et afin d'éviter la dispersion des données, seulement les enfants directs des femmes Labelle y sont enregistrés ainsi que leurs conjoints(es), mais non leurs petits-enfants, à moins qu'ils ne portent également le nom Labelle.
2. Prénoms
  1. Inscrire tous les prénoms qui apparaissent dans les sources, incluant les "Joseph" et les "Marie".
  2. Aucun trait d'union entre les prénoms composés dans les document anciens. Les documents plus récents sont généralement plus précis sur la liaison.
  3. Si une variation d'orthographe ou de prononciation est décelée, inscrire la variation entre parenthèses.
     ex.: Pauline (ou Appoline)
     ex.: Pauline (ou Appoline ou Hippolyte)
  4. Dans le cas d'un sobriquet ou d'un surnom, l'inscrire entre parenthèses avec la mention "alias".
     ex.: Euchariste (alias Cariste)
     ex.: Alfred (alias Freddie)
  5. Dans le cas où plus d'un membre d'une famille portent le même prénom, inscrire l'ordre entre parenthèses.
     ex.: Jacques (1er) / Jacques (2ième)
     ex.: Marie (1ère) / Marie (2ième)
  6. Dans le cas où plus d'un prénoms ont été rencontrés dans les archives, inscrire les deux prénoms avec la mention "et/ou".
     ex.: Jacques (et/ou Marcel)
  7. Pour un prénom apparaissant en abréviation aux sources, l'inscrire au complet s'il n'y a pas d'ambiguïté, sinon conserver l'abbréviation originale.
     ex.: Joseph H. ---> Joseph H.
     ex.: Jn-Jcqs. ---> Jean Jacques
  8. Si un prénom n'est pas mentionné, inscrire "Inconnu" pour un homme et "Inconnue" pour une femme.
  9. Dans tous les cas, favoriser la facilité de recherche dans la banque de données en inscrivant les variations des prénoms.
3. Noms
  1. Toujours inscrire le nom de famille trouvé aux archives tel quel dans le champ "Nom".
     ex.: Chorette
  2. Si le nom de famille trouvé aux archives est différent du nom normalisé, alors inscrire ce dernier entre parenthèses avec la mention "ou".
     ex.: Goguet (ou Gohier)
  3. Dans le cas où le nom de famille est ambigüe, alors inscrire les variations possibles entre parenthèses avec la mention "ou".
     ex.: Leclaire (ou Leclair ou Leclerc)
  4. Inscrire les noms "dit" au long sans parenthèse.
     ex.: Filiatrault dit Janvry
  5. Pour les noms de famille composés modernes, inclure le trait d'union.
    ex.: Labelle-Gohier
  6. Pour un enfant adopté, inscrire le nom original suivi de "adopté(e)" puis le nom d'adoption.
     ex.: Gauthier adopté Labelle
  7. Si le nom original d'une personne adoptée n'est pas connu, inscrire le nom d'adoption suivi de "(adopté)".
     ex.: Labelle (adopté)
  8. Dans le cas où le nom de famille a été modifié par erreur et que le nom d'origine est connu, alors inscrire ce dernier entre parenthèses avec la mention "souche".
     ex.: Lebel (souche Labelle)
  9. Dans le cas où le nom de famille a été modifié intentionellement par une demande officielle, alors inscrire les 2 noms séparés par la mention "puis".
     ex.: Zymelskayavitch puis Kayat
  10. Si un nom de famille n'est pas mentionné aux sources, inscrire "Inconnu".
  11. Si un nom de famille est en abréviation aux sources, l'inscrire au long si non-ambigu, sinon conserver l'abbréviation suivi de "(Incomplet)".
     ex.: Marie D. ---> Marie D.(Incomplet)
  12. Dans tous les cas, favoriser la facilité de recherche dans la banque de données en inscrivant les variations des patronymes.
4. Lieux
  1. Tous les lieux mentionnés doivent être normalisés.
  2. Pour les villes du Québec, toujours inscrire le nom du comté suivi de "Québec".
     ex.: St-Hippolyte, Co.Terrebonne, Québec
  3. Dans le cas des grandes villes du Québec (Montréal, Québec, Laval, etc.) inscrire le nom de la ville plutôt que le nom du comté.
     ex.: Ste-Rose, Laval, Québec
  4. Ailleurs qu'au Québec, toujours inscrire le nom du pays.
     ex.: Toronto, Ontario, Canada
     ex.: LaRochelle, France
  5. Ailleurs qu'au Québec, obtenir le plus d'informations possibles: comtés, départements, états, communes, etc.
  6. Dans le cas des grandes villes comme Montréal, inscrire le nom de la paroisse où a eu lieu l'événement. Toujours remplacer "Eglise" par "Paroisse" sauf dans le cas d'églises célèbres (ex.: Eglise Notre-Dame). Dans le cas de bâtiments religieux autres qu'une église, toujours inscrire le type (ex.: Cathédrale, Chapelle, etc.)
     ex.: Paroisse Ste-Cunégonde, Montréal, Québec
     ex.: Chapelle Notre-Dame, Montréal, Québec
     ex.: Oratoire St-Joseph, Montréal, Québec
  7. Dans le cas des cimetières, n'inscrire que le nom de la ville s'il n'y a qu'un cimetière local. Dans le cas des grandes villes inscrire le nom du cimetière.
     ex.: Ste-Rose, Laval, Québec
     ex.: Cimetière Côte-des-Neiges, Montréal, Québec
  8. Dans le cas de grandes institutions, mentionner celle-ci.
     ex.: Hopital Sacré-Coeur, Cartierville, Montréal, Québec
     ex.: Palais de Justice de St-Jérôme, Co.Terrebonne, Québec
  9. En cas d'ambiguité aux sources, inscrire le lieux tel quel, suivi de la mention "(non localisé)".
     ex.: Ste-Anne (non localisé)
  10. Enregistrer les coordonnées géographiques des lieux mentionnés (Datum: WGS84).
5. Dates
  1. Toujours entrer les dates avec le plus de précision possible.
  2. Les dates doivent être entrées en format européen: JJ-MMM-AAAA. Le logiciel étant en anglais, les mois doivent être en anglais. Elles seront automatiquement traduites par le programme de conversion.
     ex: 21 Apr 1951
  3. Si une variation de dates apparaît, entrer la date la plus plausible dans le champ de date et mentionner la/les dates alternatives dans un champ de notes avec mention à cet effet.
  4. Les qualificatifs "Avant" et "Après" peuvent et doivent être utilisés pour définir une date.
  5. Une date approximative doit être entrée avec le qualificatif "ca" (circa).
  6. Une date calculée doit être marquée avec le qualificatif "Cal". Dans ce cas l'âge doit être aussi enregistré dans le champ dédié.
  7. Une date estimée doit être marquée avec le qualificatif "Est". Dans ce cas inscrire dans un champ "Notes" la méthode utilisée pour l'estimation.
  8. Une date douteuse doit être précédée d'un point d'interrogation.
     ex.: ? Mai 1943
6. Sources / Références
  1. Toutes les sources doivent être normalisées (voir #5 plus bas).
  2. Toutes sources doivent être basées sur un document physique (photocopie, livre, manuscrit, etc.) ou sur un document informatisé (fichiers). Toutes les sources doivent être conservées. Dans le cas de documents informatisés une copie imprimée sera aussi privilégiée. Dans le cas d'une interview, un rapport final doit être produit.
  3. Dans le cas de sites Web, toutes les pages doivent être copiées sur le disque dur de l'ordinateur et sur une copie de sauvegarde.
  4. Dans le cas de sites Web, obtenir le plus d'informations possibles sur la source (auteur, date, etc.) ainsi que l'adresse du site et les conserver dans un fichier associé au miroir du site sur le disque dur. Une copie imprimée devra aussi être produite.
  5. Les informations suivantes doivent être enregistrées pour chaque source:
    • Auteur(s)
    • Titre et sous-titre
    • Publication: éditeur, collection ou série, lieu et date de publication
    • Description: média, nom de fichier, URL, adresse courriel, #individu
    • Dates de consultation et d'enregistrement
    • Archives: lieu où cette source peut être consultée
    • No. d'archivage: numéro de référence pour retrouver cette source
    • Cote de fiabilité  (voir descriptions)
    • Autres détails: description et commentaires
7. Visites de cimetières
  1. Avant le départ, planifier la sortie en localisant les cimetières à visiter sur une carte topographique ou à l'aide d'un logiciel spécialisé (Google Earth).
  2. Une fois sur les lieux, enregistrer la date de visite, les participants et les coordonnées géographiques à l'aide d'un GPS. Prendre aussi note de tous renseignements pour la localisation et la caractérisation du site.
  3. Prendre une photographie d'ensemble, ainsi que des équipements remarquables (portail, chapelle, calvaire, etc.)
  4. Arpenter le cimetière d'une façon systématique en s'assurant d'observer chacune des pierres tombales. Certaines pierres comportent des inscriptions sur plusieurs côtés.
  5. Photographier chaque pierre qui comporte au-moins un individu Labelle. Certaines pierres, dépendant de l'éclairage ambiant, peuvent être dificiles à lire. Dans ces cas, prendre plusieurs photos sous des angles différents.
  6. Pour certaines pierres dont les caractères sont devenus presque illisibles, utiliser une craie de couleur pour accentuer le texte inscrit. Pour d'autres pierres, couvertes de mousse ou de lichen, utiliser une brosse douce et frotter légèrement la région inscrite. Dans certains cas il sera avantageux d'humidifier la pierre à l'aide d'un vaporisateur d'eau.
  7. De retour à la maison, à partir des photographies obtenues, extraire les données destinées à être enregistrées dans la banque de données (Noms, dates, liens, etc.) Inscrire ces renseignements dans un chiffrier à conserver.
  8. Pour chaque cimetière visité, localiser sur une carte topographique et copier un extrait de cette carte vers le site Web.
  9. Pour chaque photographie retenue, renommer, reformater et recadrer avant de copier vers le site Web.
 

Dernière mise à jour: 3 mai 2010  


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